Hoy en día, proteger los datos es esencial. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) se encargan de establecer las reglas. Estas reglas aplican a cualquier entidad que use información de personas de la Unión Europea, incluyendo España.
Para seguir las normas, es necesario cumplir con varias tareas. Hay que hacer una auditoría de los datos que se procesan. También, se deben poner en marcha medidas de seguridad técnicas y organizativas y actualizar las políticas de privacidad. Obtener el permiso de los ciudadanos, nombrar un delegado de protección de datos, y elaborar un plan de respuesta a incidentes son pasos importantes. Todo esto es para cuidar la privacidad de datos y evitar sanciones.
Puntos Clave
- Conocer las responsabilidades y acciones que requiere el RGPD y la LOPDGDD referentes a los datos personales.
- Realizar una revisión exhaustiva de los datos que se usan para manejar riesgos.
- Usar medidas de seguridad especiales para proteger la información.
- Actualizar las normas de privacidad de acuerdo a la ley.
- Conseguir el permiso claro de las personas antes de usar sus datos.
Entendiendo tus Responsabilidades como Empresa
Las empresas deben seguir reglas del RGPD si tratan datos personales. Esto incluye ser transparentes y legales. Deben recopilar solo datos mínimos y asegurarlos bien.
La Transparencia en el Tratamiento de Datos
Deben decir a las personas cómo usan sus datos de forma clara. Esto cubre el porqué de usar los datos, quién más los ve y los derechos de las personas.
La Legalidad y el Consentimiento en el Procesamiento de Datos
Antes de procesar datos, necesitan el consentimiento explícito de las personas. Y cualquier persona puede dejar de dar su consentimiento cuando quiera.
La Minimización de Datos y la Seguridad
Es una regla: solo se deben conseguir datos necesarios. Además, se deben usar técnicas de seguridad para protegerlos bien.
Realiza una Auditoría de tus Datos
Después de estudiar los deberes de las empresas sobre Auditoría de Datos, hay que hacerla. Ayuda a ver qué Datos Personales de ciudadanos de Europa están en uso. Y cómo se usan. También sirve para encontrar problemas de seguridad que pongan en peligro estos datos.
La Auditoría de Datos es vital para cumplir con reglas como la accountability. Esto evita problemas legales importantes. Hacer auditorías regularmente es una buena práctica para estar al día y evitar multas.
Existen dos formas de hacer una Auditoría de Datos. La interna se hace con personal dentro de la empresa. La externa, en cambio, la hacen expertos de afuera. Se sugiere la externa para tener opiniones imparciales y más sabiduría en Protección de Datos.
Las etapas de una Auditoría de Datos empiezan con revisar documentos. Luego se planifica. Después se analiza si todo está bien con las leyes de protección de datos. Y finalmente, se hace un informe que se lleva a los jefes de la compañía.
Implementa Medidas de Seguridad
Tras hacer una auditoría de los datos que maneja tu empresa, es clave implementar medidas de seguridad. Esto protege la información y cumple con las leyes sobre protección de datos. Las medidas a tomar pueden ser tecnológicas y organizativas.
Medidas Técnicas de Seguridad
Las medidas técnicas de seguridad protegen sistemas y redes. Impiden accesos no autorizados y ataques cibernéticos. Algunas acciones técnicas incluyen:
- Cifrado de datos para mantener secretos los datos en caso de acceso no permitido.
- Configurar firewalls y sistemas de prevención de intrusiones.
- Hacer copias de seguridad y poder recuperar datos tras un incidente.
- Utilizar métodos fuertes de autenticación y vigilar quien accede a los sistemas.
Medidas Organizativas de Seguridad
Luego, las medidas organizativas de seguridad concentran en la administración interna. Se busca asegurar la protección de datos en la empresa. Estas acciones incluyen:
- Enseñar e informar al personal sobre seguridad y la privacidad de datos.
- Crear reglas y procesos internos para manejar los datos personales.
- Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO) que se encargue de cumplir con las leyes.
- Hacer chequeos frecuentes a los controles de seguridad establecidos.
Es vital describir todas las medidas de seguridad usadas y su objetivo. Prueba el interés de la empresa en proteger la información. Además, hace más fácil seguir las leyes sobre protección de datos.
Actualiza tus Políticas de Privacidad
El segundo artículo habla sobre la importancia de actualizar las Políticas de Privacidad. Esto es necesario para seguir las reglas de la RGPD. Significa que las empresas deben explicar claramente cómo manejan los datos de las personas.
Las políticas deben decir qué datos se recopilan y para qué. También, quién más puede ver esos datos y cómo protegerán tu información. Es clave que los ciudadanos conozcan sus derechos, como poder ver, corregir o borrar sus datos.
Información Detallada sobre el Procesamiento de Datos
Las empresas tienen que detallar en sus Políticas de Privacidad qué información personal recopilan. Deben explicar cómo lo hacen y por qué es necesario. Es parte de ser transparentes y cumplir con las leyes sobre protección de datos.
Además, deben contar qué hacen con tus datos, si los comparten y con quién. La honestidad en este tema es crucial para ganarse la confianza de las personas.
Derechos de los Ciudadanos sobre sus Datos
Las Políticas de Privacidad también deben indicar los derechos que tienes sobre tus datos. Por ejemplo, tu derecho a saber qué guardan de ti y a pedir que rectifiquen información incorrecta. Poder decidir sobre cómo usan tus datos es vital, conforme a las normas de la RGPD.
Así, tú puedes tener más control sobre la privacidad de tus datos. Los principios de la RGPD promueven que te sientas más seguro respecto a cómo se usan tus datos personales.
El primer artículo destaca lo esencial de mantener actualizadas las Políticas de Privacidad. Y de asegurarse de que cumplen con las leyes de protección de datos. Hacerlo protege los derechos de las personas y cumple con lo que la ley exige.
Cómo Cumplir con las Normativas de Protección de Datos
Las empresas deben conseguir el Consentimiento Explícito antes de usar datos personales. Esto implica explicar claramente qué uso se les dará. Luego, los ciudadanos deben dar su consentimiento de manera libre y activa.
Obtén el Consentimiento Explícito de los Ciudadanos
Según el RGPD, se necesita el Consentimiento Explícito de personas antes de usar sus datos. Este consentimiento debe ser claro y sin ambigüedades. Debe mostrar que la persona sabe para qué se usarán sus datos y está de acuerdo.
Derecho a Retirar el Consentimiento
El RGPD también protege el derecho de los ciudadanos a retirar su consentimiento cuando quieran. Las empresas deben hacer fácil este proceso. Cada persona puede decidir dejar de autorizar el uso de sus Datos Personales en cualquier momento.
Cumplir con las normas de Protección de Datos y tener el Consentimiento Explícito es vital. Ayuda a evitar problemas legales. Así, se logra cumplir con las leyes sin enfrentar multas o sanciones.
Designa un Delegado de Protección de Datos (DPO)
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que ciertas organizaciones nombren un DPO. Este experto tiene que saber mucho sobre la protección de datos. Su trabajo es velar por el cumplimiento normativo en temas de DPO de manera independiente.
Requisitos para Designar un DPO
Según el RGPD, se debe nombrar un DPO en entidades que manejan muchos datos sensibles. También, la LOPDPGDD menciona que colegios, universidades y compañías de comunicaciones necesitan uno.
Funciones y Responsabilidades del DPO
El RGPD y la LOPDPGDD explican lo que un DPO debe hacer:
- Informar a la empresa sobre las leyes de protección de datos.
- Ser un contacto independiente con la AEPD.
- Velar por las políticas de protección de datos en la compañía.
- Ayudar a la AEPD en cuestiones vinculadas al uso de datos.
La AEPD ha creado un Esquema de Certificación de DPD. Este esquema evalúa la preparación y confiabilidad de los DPO y las organizaciones que los contratan.
Prepara un Plan de Respuesta a Incidentes
Según el segundo artículo, tener un plan de respuesta a incidentes es vital. Te prepara si hay una brecha de seguridad o violación de datos. Necesitas identificar los riesgos potenciales, hacer un protocolo de notificación y formar un equipo de respuesta de emergencia. Así estarás listo para cualquier situación.
Identificar Riesgos Potenciales
Un buen plan tiene que analizar los riesgos potenciales. Debes ver cuánto riesgo hay si no haces un plan de respuesta. Además, tienes que encontrar las áreas más débiles y los activos importantes que debes proteger.
Protocolo de Notificación de Brechas de Seguridad
El protocolo de notificación es clave para enfrentar incidentes de seguridad importantes. Incluye el informar al CSIRT máximo en 24 horas. Esto es requerido por normativas importantes como la DPA2018 y el GDPR.
Equipo de Respuesta a Emergencias
El equipo de emergencia es esencial en cualquier plan. Debe actuar juntos y de forma eficiente en crisis. Todos en el equipo tienen roles muy claros y están listos para manejar cualquier situación.
Además, documenta y revisa el plan de respuesta a incidentes regularmente, según indica el primer artículo. Es importante hacerlo, aunque no haya incidentes. Así aseguras que el plan es efectivo y siempre está al día.
Obligaciones Generales en la Protección de Datos
Según el tercer artículo, las empresas tienen deberes en proteger los datos personales. Deben averiguar qué datos se usan y definir su uso. También deben analizar los riesgos y, a veces, evaluar el impacto de no proteger estos datos.
Determinar qué Datos Personales se Tratan
El primer paso es saber y apuntar qué datos personales se usan. Esto es esencial para proteger la información de manera efectiva.
Definir los Tratamientos de Datos a Realizar
Después, se deben definir los tratamientos de los datos. Por ejemplo, cómo se recolectan, almacenan o eliminan. Este control asegura que se hagan los procesos adecuados.
Análisis de Riesgos y Evaluación de Impacto
Una vez sepan qué datos usarán, toca detectar riesgos e impedirlos. A veces también es clave evaluar el impacto de no proteger los datos correctamente.
Registro de Actividades de Tratamiento
El tercer artículo dice que las empresas necesitan tener un Registro de Actividades de Tratamiento. Este documento interno describe cómo se manejan los datos personales. Debe actualizarse siempre y la Agencia Española de Protección de Datos puede pedirlo en una revisión.
Para empresas grandes, con al menos 250 empleados, este registro es necesario. Lo mismo aplica si trabajan con datos sensibles de forma habitual. No todas las compañías deben tenerlo, pero es muy recomendado. Ayuda a demostrar que cumplen con el RGPD y toman la protección de datos en serio.
En el Registro de Actividades de Tratamiento, se deben anotar los objetivos del tratamiento, qué tipos de datos se usan, quiénes pueden acceder a estos datos, entre otros. Cumplir con el RGPD es esencial. Por suerte, hay guías para ayudar a seguir estas reglas.
Enlaces de origen
- https://www.adaptacion-rgpd.eu/como-cumplir-con-la-normativa-de-proteccion-de-datos-en-espana/
- https://alaroavant.com/proteccion-datos-personales-sector-empresarial/
- https://www.geslopd.es/como-cumplir-con-la-normativa-de-proteccion-de-datos-guia-practica/
- https://protecciondatos-lopd.com/empresas/obligaciones-lopd-rgpd/
- https://usercentrics.com/es/knowledge-hub/guia-lopd/
- https://deel.com/es/blog/proteccion-de-datos-y-privacidad-cumplimiento-legal-global
- https://grupoadaptalia.es/servicio/auditoria-de-proteccion-de-datos/
- https://protecciondatos-lopd.com/empresas/auditoria/
- https://metricson.com/auditoria-proteccion-datos/
- https://www.docusign.com/es-mx/blog/proteccion-de-datos
- https://home.inai.org.mx/wp-content/uploads/Guía_Implementación_SGSDP(Junio2015).pdf
- https://policies.google.com/privacy?hl=es
- https://www.iubenda.com/es/help/123047-como-redactar-una-politica-de-privacidad-que-proteja-su-empresa
- https://www.mailjet.com/es/blog/emailing/proteccion-de-datos-eeuu/
- https://www.aepd.es/derechos-y-deberes/cumple-tus-deberes/medidas-de-cumplimiento/designacion-delegado-proteccion-datos
- https://www.aepd.es/preguntas-frecuentes/4-dpd/1-delegado-de-proteccion-de-datos/FAQ-0402-cuando-se-debe-nombrar-un-dpd
- https://docs.aws.amazon.com/es_es/wellarchitected/latest/framework/sec_incident_response_develop_management_plans.html
- https://jd-services.eu/blog/2023/05/ejemplo-de-plan-de-respuesta-a-incidentes-de-seguridad-o-datos/
- https://www.metacompliance.com/es/blog/data-breaches/how-to-write-an-incident-response-plan
- https://transparencia.gob.es/transparencia/transparencia_Home/index/MasInformacion/ProteccionDatos/NuevasObligacionesProteccionDatos.html
- https://www.aepd.es/preguntas-frecuentes/2-rgpd/8-registro-de-actividades/FAQ-0220-que-es-el-registro-de-actividades-de-tratamiento
- https://www.hyaip.com/es/espacio/que-es-el-registro-de-actividades-de-tratamiento/
- https://www.aepd.es/derechos-y-deberes/cumple-tus-deberes/medidas-de-cumplimiento/actividades-tratamiento
